Puntos Clave
- Centralización digital: La Universidad EAFIT unificó el gobierno de cerca de 40.000 activos digitales mediante la plataforma Acquia DAM.
- Inteligencia Artificial aplicada: Implementación de IA para catalogación asistida, tagging automáticos, detección facial y eliminación de duplicados.
- Seguridad y cumplimiento: Configuración de licencias comerciales y derechos de imagen para prevenir contingencias legales.
- Trabajo colaborativo: Sinergia estratégica junto al partner Julius C2G para adaptar la tecnología a la dinámica institucional.
La multiplicación de puntos de contacto digitales ha generado una producción masiva de contenidos multimedia en las organizaciones. En este escenario, gestionar el flujo de imágenes, videos, piezas gráficas y documentos sin perder la identidad de marca representa un obstáculo recurrente. La falta de una estructura centralizada suele provocar la creación de silos de información, la duplicación ineficiente de archivos e inconsistencias visuales o conceptuales entre los canales de comunicación de una misma entidad.
A este reto operativo se suma la exigencia de cumplir con regulaciones sobre derechos de autor, autorizaciones de uso de imagen y normativas institucionales. Andrés Aldana, Account Executive para SOLA de Acquia, señala que la dispersión de activos digitales expone a las organizaciones a riesgos legales y demoras operativas cuando los materiales requieren actualizaciones coordinadas. Cuando un documento normativo o un activo visual cambia, la modificación debe reflejarse de manera simultánea en todos los portales y canales para evitar la difusión de versiones obsoletas.
“Nuestra filosofía parte de lo que llamamos el triángulo del éxito: una sinergia perfecta entre la visión estratégica del cliente, el conocimiento técnico del partner y la solidez de la plataforma. No se trata solo de implementar una herramienta, sino de asegurar un acompañamiento cercano que garantice que todos los canales digitales consuman la información desde una única fuente global de verdad”, explicó Aldana.
Universidad EAFIT: un ecosistema institucional de alta complejidad
Ubicada en Medellín, Colombia, la Universidad EAFIT es una institución de educación superior privada que cuenta con más de 60.000 estudiantes, más de 1.000 programas de formación, cinco escuelas y cuatro sedes en el país. Con un marcado enfoque en el relacionamiento con empresas, emprendimientos y entidades públicas, la institución maneja un volumen amplio y diverso de interacciones digitales, lo que exige una administración rigurosa de su presencia pública e institucional.
Sobre este desafío Manuel Gómez, Líder de Experiencia y Producto Digital en la Universidad EAFIT, destacó: “Contábamos con una estructura en SharePoint dividida en subsitios descentralizados, lo que dificultaba la actualización coordinada de contenidos y generaba reprocesos. Al encarar el reemplazo total de nuestro portal web, entendimos que necesitábamos centralizar y gobernar cerca de 40.000 activos digitales”.
“La meta no era solo almacenar archivos, sino transformar la manera en que la universidad interactúa con sus distintas audiencias”.
Manuel Gómez, Líder de Experiencia y Producto Digital en la Universidad EAFIT.
¿Cómo ayuda Acquia DAM a gestionar activos digitales con Inteligencia Artificial?
Acquia DAM actúa como un orquestador central que unifica contenidos, datos y personalización para mantener la coherencia de marca. Mediante catalogación asistida por Inteligencia Artificial, es posible generar algunos de los metadatos de manera automatizada y realizar reconocimiento de objetos y, de forma limitada, de personas, optimizando la localización de archivos y evitando la duplicidad en los repositorios corporativos.
Esta solución de gestión de activos digitales provee la flexibilidad requerida para que cada organización construya su ecosistema digital bajo sus propios términos, estructurando un repositorio unificado y categorizado según sus prioridades de negocio. “La flexibilidad de Acquia DAM nos permitió diseñar un árbol de categorías a la medida de la Universidad, trabajando mano a mano con nuestros expertos bibliotecarios. Además, definimos un lineamiento editorial estricto: no utilizamos imágenes de stock ni generadas por inteligencia artificial, sino fotografías reales de nuestros espacios y comunidad. En la plataforma configuramos un campo obligatorio sobre licencias comerciales: si un activo cuenta con autorización, se habilita para nuestras plataformas transaccionales y de educación continua; de lo contrario, se limita exclusivamente a contenidos informativos”, afirmó Gómez.
En la práctica, la plataforma simplifica la localización de materiales mediante catalogación asistida por IA, la cual genera palabras clave e identifica rasgos visuales como detección facial. Esto evita la duplicidad de archivos y optimiza el uso comercial e informativo de fotografías, videos y logotipos. Además, la Universidad aprovechó la funcionalidad de portales independientes dentro de la herramienta para el proceso de distribución de kits de prensa, diferenciándolo en materia de contenidos, con insumos en alta resolución, y también habilitó repositorios internos con manuales de marca, firmas institucionales y plantillas de correo.
Rafael Fuentes, Solutions Lead de Julius Connected to Growth, puso en contexto el impacto de la Acquia DAM. “Cuando los activos digitales están dispersos en carpetas compartidas o repositorios no estructurados, la búsqueda de una imagen específica se vuelve una tarea ineficiente. Al catalogar los contenidos con metadatos y etiquetas asistidas por IA, los equipos de gestión reducen drásticamente los tiempos de respuesta y eliminan la duplicación de archivos. La información correcta llega al canal adecuado en el formato preciso, sea una pantalla móvil, un sitio web o una campaña publicitaria”, precisó.
Acompañamiento estratégico y aplicabilidad multisectorial
La implementación contó con el acompañamiento de Julius C2G, partner estratégico de Acquia con presencia en México y Colombia. A través de un proceso de cocreación estratégica, la agencia alineó la tecnología con las metas operativas de la Universidad, abarcando desde la arquitectura de información hasta la configuración de roles de usuario. Este esquema colaborativo garantizó que la transición tecnológica respetara la dinámica de trabajo interna y los estándares de experiencia de usuario.
Para Fuentes, aunque la experiencia de EAFIT se enmarca en el sector educativo, “los desafíos de gobernanza y distribución son transversales a industrias como la bancaria, las aseguradoras o salud”.
“En sectores regulados, donde las condiciones de productos, pólizas o documentos legales cambian con frecuencia y deben distribuirse masivamente a la fuerza comercial, contar con una versión única y actualizada de cada activo es determinante para evitar contingencias legales y garantizar la consistencia en el mensaje”.
Rafael Fuentes, Solutions Lead de Julius Connected to Growth.
¿Por qué es clave el gobierno de contenido al escalar la IA?
El gobierno de contenido establece reglas claras de acceso, clasificación y permisos, impidiendo que la expansión de canales degrade la calidad de la comunicación o ponga en riesgo el cumplimiento normativo. Aplicada a tareas operativas como etiquetado y deduplicación aplicada a tareas operativas (como eliminación de etiquetas repetidas o datos duplicados), la IA libera tiempo estratégico sin comprometer la voz auténtica de la marca.
El caso de la Universidad EAFIT ilustra cómo esta estructura constituye la base para una presencia digital coherente. Asimismo, el aprovechamiento de la tecnología a escala demuestra ser efectivo cuando se aplica a la automatización de procesos operativos en lugar de reemplazar la identidad institucional. Esta automatización libera tiempo para que los equipos se concentren en la estrategia y la creatividad.
“Adoptar esta tecnología no solo resolvió un problema operativo en nuestro portal web, donde hoy gestionamos activamente cerca de 17.000 activos, sino que redefinió nuestro modelo de trabajo interno y la relación con la prensa y otros aliados. La clave para aprovechar la Inteligencia Artificial a escala consiste en ponerla al servicio de la eficiencia sin delegar la autenticidad de la marca. Mantener la coherencia y el control normativo en cada interacción es lo que fortalece la confianza de nuestra comunidad”, concluyó Gómez.
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