La digitalización ha convertido a los sitios web en una de las principales ventanas de las organizaciones para anunciar su propuesta de valor. La Universidad EAFIT de Medellín es un caso de éxito que demuestra cómo las soluciones de Acquia permitieron rediseñar su portal web para mejorar la experiencia de los usuarios.
“El principal problema de nuestro antiguo sitio web era que los activos digitales estaban distribuidos en muchas carpetas, sin que supiéramos cuáles estaban cargados y cuáles no, Tampoco contábamos con control sobre los metadatos que contenían”, explicó Manuel Gómez Rueda, Líder de contenidos en el proyecto de actualización del ecosistema de portales web en la Universidad EAFIT. Además, destacó que la adopción ha sido muy positiva, ya que ahora muchas áreas de la Universidad participan activamente en la actualización del sitio.
“Nuestro portal antes estaba muy enfocado en la parte comunicacional. Hoy definimos tipos de contenido y funciones específicas para el área de mercadeo, que tiene control y responsabilidad sobre ellas, y otras orientadas a comunicación y relacionamiento. Además, otorgamos autonomía a los equipos administrativos y académicos, lo que permite distribuir responsabilidades, mantener los contenidos siempre actualizados y aligerar cargas internas”.
“El nuevo portal está operativo desde inicios de 2025. Es un sitio web que desarrollamos con diferentes módulos y productos de Acquia, que incluyen Acquia DAM, una herramienta nos ha ayudado a organizar nuestros activos digitales, otorgándonos un control más estricto que también contribuye al posicionamiento y la accesibilidad”, explicó. Además, detalló que ahora cuentan con un sistema de categorías alineado con la forma en que la universidad organiza su información, lo que permite clasificar los activos de manera más eficiente.
“Hoy tenemos claridad sobre cuáles materiales usamos con fines comerciales —que tienen condiciones legales específicas— y cuáles destinamos a fines informativos. También incorporamos un control sobre el versionamiento de documentos: ya no tenemos varias copias de un mismo reglamento circulando, sino un único archivo actualizado al que se accede desde diferentes lugares; cada vez que hay cambios se genera una nueva versión”.
El valor de los datos
Más allá de democratizar el acceso y la generación de contenido, Gómez señaló que el rediseño también les permitió optimizar la toma de decisiones. “Ahora no es una sola área la que debe atender todas las solicitudes; existen equipos con plena autonomía para ejecutar ciertas acciones sin depender de otros. Esto nos ahorra tiempo y distribuye mejor las cargas”, explicó.
A diferencia del anterior portal, el ejecutivo destacó que la Universidad ahora tiene acceso a grandes cantidades de información derivada de la experiencia de los usuarios en el sitio web. “Las métricas se han convertido en un actor estratégico. Estamos en una etapa de adopción de indicadores, especialmente para el área de mercadeo, a través de las integraciones que realizamos entre Drupal Commerce y Acquia Site Studio. Nuestro objetivo es contar con mediciones más precisas”, señaló, y agregó: “La Universidad se apoya en las métricas de Acquia DAM para conocer cuántos activos se actualizan, cuáles son los más utilizados y qué áreas son las más activas en la plataforma. Estas métricas también nos sirven como herramienta de auditoría interna para comprender el nivel de participación de cada área”.
Acompañamiento estratégico y planes a futuro
Dentro del rediseño del sitio web, la Universidad EAFIT no solo contó con el apoyo de Acquia, sino también con la colaboración de Julius. En este sentido, Gómez mencionó que han recibido un seguimiento continúo durante todo el proceso de implementación. “Julius ha sido un partner que nos apoyó en aspectos estratégicos como la experiencia del usuario, el diseño de los journey maps, la creación de plantillas y hasta en la actualización de nuestros manuales de tono y estilo para que se adapten completamente al mensaje que buscamos transmitir”, agregó.
“Gracias al uso de Acquia DAM, hoy contamos con un único documento versionado y actualizado en lugar de múltiples copias circulando al mismo tiempo”.
Consultado sobre los próximos proyectos, el ejecutivo anticipó que se encuentran trabajando en la implementación de su plataforma de comercio electrónico institucional. “Drupal Commerce es el siguiente paso en nuestra transformación digital. Con él buscamos integrar parte de la oferta educativa de la Universidad a un entorno digital robusto, conectado a nuestro CRM, entre otros sistemas de información, y con métricas que nos permitan medir conversiones en tiempo real”, informó.
Con una propuesta centrada en la experiencia del usuario, la transformación digital de la Universidad EAFIT refleja cómo la tecnología, combinada con el acompañamiento estratégico, puede modificar la gestión de contenidos y optimizar la relación con los usuarios. “Hoy contamos con un portal más ágil, con procesos más claros y equipos empoderados para tomar decisiones. Esa autonomía no solo nos permite ahorrar tiempo, sino también mantenernos siempre actualizados y responder de manera más efectiva a lo que la comunidad universitaria necesita”, concluyó Manuel Gómez.
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